全日制自考办学的注册、报考工作和考籍异动时限性强、要求高，必须做到准确、高效、无差错、不误时。稍有不慎，既影响到学员的入学考试，又直接牵涉到学院和各教学点的经济利益。为规范管理、提高效率、杜绝差错，特对全日制自考办学的注册、报考工作和考籍异动作出规定，以求做到程序清楚、职责明确，达到有章可循、有责必究的目的。
一、关于注册工作
1．根据省教育考试院的规定：2008年以后，全日制自考学员的注册入学分上半年和下半年两次进行，一年两次（具体时间待定）。学校本部和教学点上半年和下半年均应开展生源的组织发动和注册的准备工作，从原来的秋季招生集中注册转变到常年招生分两次注册。
2．学院考务干事在得知具体注册时间后，必须在最短时间内通知各教学点工作人员和本部教学班班主任及学员，并告知办理注册缴费手续报送注册信息资料的最后限期。各教学点所招学员的注册信息资料，由教学点负责通知和组织填报；本部学员由班主任老师通知和组织填报。
3．全日制自考教学点和本部学员注册用注册表和要求填写的其他表格由学院考务干事提供，考务干事有责任讲清填报表格的具体要求。注册表格和需要填写的其他材料有变化时，考务干事必须及时传达并将新表格送达各教学点。
4．注册时，教学点和本部班主任必须提供全部学员注册表、学员个人专科学历或在读审核表、蓝底两寸照片2张、身份证复印件1份。各教学点工作人员和本部班主任要及时组织学员认真按要求填报注册表和其他相应的注册材料，确认准确无误后，学员本人和教学点工作人员或本部班主任均须签字并加盖教学点印章，在规定时间内报送学院考务干事。通过电子邮件或QQ传送数据的教学点，必须对所传数据负责并在注册工作完成前报送照片、身份证复印件和学历审查表时补送签字盖章的注册表名单，对照注册名单予以确认。凡未经学员本人和教学点工作人员签字并盖章的注册名单，学院一律拒绝接收，不予注册。学员本人和教学点工作人员，必须对所报送注册信息负责，因报送的信息有误而导致学员不能参考或颁证，责任的由学员本人和教学点负责。
5．学院考务干事必须在规定时间内完成注册信息录入、校对和确认，并确保准确无误。注册信息一旦确定，考务干事必须按教学点分别打印注册学员名单、作出注册人数统计并签字以示负责。经确定的注册人数统计报表和注册名单，连同教学点报送的注册原始信息材料必须归档保存以备查对。因考务干事失职造成注册差错由考务干事负责。注册完结后，考务干事须打印注册人数统计报表报院主管领导审核后送院财务和学校自考办各一份。
二、关于报考
1．根据省教育考试院决定：2008年起，全日制自考考试时间与长线自考同步，定在上半年四月份和下半年十月份分两次进行。全日制自考学员的报考具体时间和报送报考表的最后限期，由学院考务干事负责及时通知各教学点和本部班主任。
2．文学院考务干事在报考前须向各教学点和本部班主任老师及时提供该次考试的科目、考试单元安排和空白报考表等报考材料。
3．各教学点工作人员和本部班主任应在接到报考通知和报考相关材料后认真组织本教学点学员和本班学员填报报考表，包括考籍号、考生姓名、报考课程，不得缺项。确认无误后由报考学员本人和教学点工作人员或班主任签名以示负责，按规定时间交学院考务干事。各教学点报送报考信息有误，影响学员考试，责任由学员和教学点自负。
（1）全日制自考两年学制未满在读或全日制自考学制已满但在教学点尚未修满专科学制的学员正常报考和补考报考均由教学点或本部班主任负责组织。
（2）全日制自考两年制学已满并已离开教学点或本部的学员补考报考均由学员直接到学院考务干事处办理报考手续。程序为：到学院考务干事处填报报考信息（自己签字确认）——到学院财务交纳报考费用并由院财务在报考表上签字盖章——交还报考表，由学院考务干事正式录入报考信息。
4．各教学点和本部班主任报送报考表时，必须先到学院财务办理报考费用缴纳和清缴手续。凭院财务报考费清缴的签字，方可办理正式报考录入。否则不予办理报考录入，由此发生的后果由欠费学员和教学点负责。
5．学院考务干事必须在规定时间内根据各教学点和本部班主任报送的报考表以及直接接收的补考报考信息完成报考信息录入，并予以校对确认，确保无误。经确认后的报考信息分专业、年级和教学点输出报考清单并制作报考数据统计表，签字以示负责。报考结束后，报考清单和统计数据应连同各教学点和班主任提供的报考原始信息及注销考籍的学员名单一起整理存档，以便查对。凡因考务干事工作不仔细造成学生漏报考或错报考的，经查实，由考务干事承担相关责任。考务干事应将报考名单和报考数据统计提供一份交院主管院长审核后送院财务核查各教学点缴纳的报考费用，并及时向考试院核算缴纳报考费用。
三、关于考籍管理
1．新学员一旦注册，湖南师范大学财务和省教育考试院即要提取费用，各项针对学员的管理和教学安排均已展开，对学员收缴学费的关系即已存在。各教学点或本部班主任报送的新生注册名单必须是已经缴纳全部或部分学费（至少一半）确定要入学就读的名单，并在报送注册名单和材料时，向学院财务缴纳已收的全部或部分学费（至少一半）。一旦注册确定，学院即以注册人数核算应缴纳学费。学员一旦注册，学校和省考试院上缴费用即已发生，学员中途提出退学者费用一律不退费，只作考籍异动，下轮注册时予以注销。学员未交学费，教学点擅自报送注册信息导致学员注册实际发生，如若该学员放弃学习，由此产生的经济损失由教学点承担。
2．新生注册后，即至少发生一年费用。为避免给学院和教学点带来下一年度更大的经济损失，各教学点和本部班主任在该年级学员组织第一次和第二次考试报考时，必须在报送报考表的同时将该年级不报考要求退学的学员名单提供给学院考务干事，以便从考试院注册名单上予以注销，避免发生下一年度的学费提成，给学院和教学点造成经济损失。教学点提供的退学或注销考籍名单必须由教学点负责人签字，加盖教学点印章，并附上退学学员放弃学习的书面表示。未报送退学名单导致退学学员继续保留第二年考籍，下一年度的费用收缴的按注册人数核准，由此发生的费用空缺由教学点或本部班主任负责。
3．学院考务干事接受报考表的同时应收缴退学或注销考籍名单，统一造册集中办理注销手续。注销完成后重新打印在籍学员名单、制作在籍学员统计表，待主管院长审核后交院财务和自考办。以上教学点报送的注销考籍学员原始材料和考籍注销后的名单及统计报考都必须归档保存，以备核查。由于学院考务干事工作疏忽，导致教学点或班主任报送的退学注销名单未予及时注销或产生其他失误，造成损失和后果的由学院承担并负责追究学院考务干事的责任。
